foto's personeelsfeest verzamelen
Sfeerbeeld voor volgend jaar, zonder WeTransfer-gedoe
Na een geslaagd feest zit het bewijs verspreid over honderd telefoons. Eén QR op de tafels en op het bordje bij de ingang, en alles komt binnen in volle resolutie: bruikbaar voor je intranet, je socials en de uitnodiging van volgend jaar.
€ 34,95 eenmalig · factuur met btw · onbeperkt gasten
per moment van de avond
Eén album per programmaonderdeel
Handig als je later iets zoekt: de video van de speech zit niet tussen de foto's van de dansvloer.
De locatie voordat de eerste gast binnen is.
Tafels, gesprekken, wie naast wie zat.
Waar collega's achteraf nog over praten.
Waar het echte teamgevoel zit.
Wat je voor een personeelsfeest anders zet
Hier heb je een andere verantwoordelijkheid dan bij een privéfeest: het gaat over collega's, en er kijkt een werkgever mee.
Goedkeuren
aanJij ziet elke foto voordat hij in het album komt. Op een personeelsfeest is dat geen luxe maar beleid: niemand komt in beeld zonder dat er iemand naar gekeken heeft.
Eigen logo en huisstijl
PremiumJe logo op de gastenpagina, jullie kleuren en jullie letter. De pagina die je rondstuurt ziet eruit als een intern kanaal en niet als een externe tool.
Factuur op de zaak
aanEenmalig bedrag, btw apart vermeld en op naam van de organisatie. Geen abonnement dat volgend jaar stil doorloopt, dus ook geen gesprek met inkoop.
het scherm dat je collega's krijgen
Wat een collega ziet als hij de QR op tafel scant
Geen installatie, geen inlog, geen persoonsgegevens. Hij kiest het programmaonderdeel en zet zijn foto's erin; jij bepaalt wat daarna zichtbaar wordt.
Hetzelfde gastenscherm als elders op de site, met de albums van een personeelsfeest.
zo pak je het aan
Zo regel je de foto's van het personeelsfeest, inclusief de AVG
Bij een bedrijfsfeest zijn de foto's niet alleen leuk maar ook een verantwoordelijkheid: het zijn collega's, en niet iedereen wil op het intranet. Dit is de opzet die de foto's binnenhaalt én netjes houdt.
Zeg het vooraf, in één regel in de uitnodiging
Zet in de uitnodiging dat er foto's verzameld worden, waar ze terechtkomen en wie ze kan zien. Dat is niet alleen netjes, het is het eerste wat de AVG van je vraagt: informeren. Eén regel is genoeg, met dezelfde tekst op het kaartje bij de ingang.
Maak het album aan zodra de datum vaststaat. De QR-code blijft dezelfde, dus hij kan mee in de uitnodiging, op de posters en op het bordje bij de garderobe. De 180 dagen van je pakket gaan pas lopen als je publiceert, niet als je bestelt.
Goedkeuren aan, en iemand die het doet
Op een personeelsfeest zet je goedkeuren aan. Elke foto komt dan eerst bij de organisator en staat pas in het album na één tik. Niemand komt in beeld zonder dat er iemand naar gekeken heeft, en een foto die niet hoort, de collega die net iets te ver ging, komt er simpelweg niet in.
Spreek af wie dat doet. De pagina hangt aan één account, en dat account kan de inloggegevens delen met een collega die op het feest de telefoon erbij houdt. Tien foto's per keer, tussen twee gesprekken door; wat je niet bekijkt wacht tot maandag.
Eigen logo en kleuren, factuur op de zaak
De pagina die je rondstuurt draagt jullie logo, jullie kleuren en jullie letter, zodat hij eruitziet als een intern kanaal en niet als een externe tool. Dat is het pakket dat deze pagina noemt, voor € 34,95, eenmalig, zonder abonnement.
Je rekent af met een factuur op naam van de organisatie, met de btw apart, en je vindt hem terug onder Facturen. Geen creditcard van een collega die het later moet declareren.
Het scherm in de zaal, en waarom niets op internet staat
Zet de slideshow op de beamer of op een televisie bij de bar. Elke goedgekeurde foto verschijnt daar, en dat is wat de volgende tafel de telefoon laat pakken. Wie zijn eigen foto ziet, stuurt er nog drie.
Het album zelf is alleen te zien voor wie de link heeft. Niets staat openbaar, niets is te vinden via Google, en elke link naar een bestand is ondertekend en verloopt vanzelf. De foto's staan op servers in de EU. Wie de link doorstuurt naar buiten, geeft niemand toegang voor altijd.
Na afloop: downloaden, op het intranet zetten, en opruimen
De foto's komen tot dagen na het feest binnen, dus laat het album twee weken open en stuur na een paar dagen één bericht met de link. Daarna download je alles als één zip in volle resolutie, gesorteerd per album, en zet je de selectie op het intranet of in de nieuwsbrief.
Wat je niet meer nodig hebt, ruim je op. Foto's verwijderen kan per stuk of in één keer, en na de 180 dagen sluit het album vanzelf voor gasten. Dat is de kant van de AVG waar de meeste organisaties aan voorbijgaan: niet langer bewaren dan nodig.
Wat organisatoren ons vragen
Mogen we foto's van collega's zomaar publiceren?
Dat blijft jullie afweging, maar de tool helpt. Zet goedkeuren aan en niets is zichtbaar zonder dat jij het hebt gezien. Een gast kan vragen zijn eigen upload te verwijderen en jij kunt elke foto weghalen. Zet in de uitnodiging dat er gefotografeerd wordt, dan weet iedereen waar hij aan toe is.
Krijgen we een factuur met btw?
Ja. Bij het afrekenen vul je de bedrijfsnaam en het adres in en krijg je een factuur met de btw apart vermeld. Het is één bedrag en geen abonnement, dus er loopt volgend jaar niets stil door.
Waar staan de foto's opgeslagen?
Op servers in de EU. Elke link naar een bestand is ondertekend en verloopt vanzelf, dus een doorgestuurde URL blijft niet eeuwig open staan. Loopt de periode af, dan sluit het album voor je gasten; wat erin staat blijft van jou.
Kunnen meerdere collega's het beheren?
Nog niet met eigen accounts. Nu beheert één account de pagina en dat account kan de inloggegevens delen met een collega. Meerdere beheerders staat op de rol en komt in elk pakket, zonder bijbetalen.
Moeten collega's vooraf toestemming geven?
Daar is geen antwoord in één zin op, en we doen niet alsof. Wat altijd helpt: vooraf zeggen dat er foto's verzameld worden en waar ze terechtkomen, goedkeuren aanzetten zodat niets zichtbaar wordt voordat iemand ernaar keek, en een foto weghalen zodra een collega dat vraagt. De langere afweging staat in ons artikel over de AVG op het bedrijfsfeest.
Kunnen we de foto's intern houden, zonder dat ze op internet komen?
Ja. Het album is alleen te zien voor wie de link heeft; niets staat openbaar of is te vinden via Google. Elke link naar een bestand is ondertekend en verloopt vanzelf. Wil je het na afloop helemaal dicht, dan sluit je het album en download je de zip voor het intranet.
Werkt het ook voor een kerstborrel of een teamuitje?
Ja, precies zo. Elk evenement krijgt een eigen album met een eigen link; de kerstborrel is er één, het teamuitje in juni een tweede. Voor de kerstborrel geldt vaak dat de foto's binnen de organisatie moeten blijven, en dat is met de link-only opzet de standaard.
Hoe lang bewaren jullie de foto's na het feest?
Zolang je pakket loopt, 180 dagen in het pakket dat deze pagina noemt, gerekend vanaf het moment dat je publiceert. Daarna sluit het album en blijft wat erin staat van jou om te downloaden. Eerder opruimen kan altijd zelf; verlengen ook.
Zet de pagina klaar en print de kaartjes voor de tafels
Je kunt 'm eerst gratis proberen. Eenmalig bedrag, factuur op naam van de organisatie.
Minder dan tien foto's van gasten?
geld terug, wij mailen jou