Hoe organiseer je de foto's van het bedrijfsfeest, van uitnodiging tot album?

Waarom is dit op een bedrijfsfeest anders dan op een bruiloft?

Op een bruiloft is de vraag hoe je zoveel mogelijk foto's binnenhaalt. Op een bedrijfsfeest is de vraag wat je daarna met dat beeld mag doen, en wie erover gaat. Dat verandert het draaiboek op drie punten.

Ten eerste is er een verantwoordelijke nodig: iemand van HR of communicatie die de uploads nakijkt en het aanspreekpunt is als een collega zijn foto weg wil. Ten tweede is het beeld waarschijnlijk niet alleen voor de gezelligheid, want het gaat naar intranet, nieuwsbrief of de werkenbij-pagina. Ten derde zijn de deelnemers medewerkers, en dat maakt vrijwilligheid een reëel punt.

Hoe ziet het draaiboek eruit in vijf stappen?

1. 01Bepaal waar het beeld voor isAlleen intern terugkijken is iets anders dan beeld voor recruitment. Dat verschil bepaalt wat je vooraf communiceert, en het is de enige beslissing die je later niet meer goed kunt maken.
2. 02Zet het in de uitnodiging, niet alleen op de avondTwee regels zijn genoeg: er is een album, foto's kunnen gebruikt worden voor intern en voor de website, en je kunt je eigen foto laten weghalen bij wie je daarvoor mailt. Wie het niet wil, weet het dan vóór de eerste borrel.
3. 03Zet goedkeuring aan voordat het feest begintDan komt niets in het album voordat één persoon het heeft gezien. Bij een feest van honderd man ben je daar de volgende ochtend een half uur mee bezig, en het is het verschil tussen wel of niet rustig slapen.
4. 04Zet de kaartjes op de tafels en bij de ingangBij een zittend diner werken tafelkaartjes. Bij een staand feest werkt één groter bordje bij de bar en bij de garderobe beter, want daar staat iedereen een keer stil. Zet je eigen logo erop, dan is het duidelijk dat het van de organisatie komt.
5. 05Download alles en berg het intern opHaal het album als één bestand binnen en zet het op de plek waar jullie beeld bewaren. Daarna kun je het album sluiten. Zo staat het niet jarenlang open bij een externe partij zonder dat iemand er nog naar kijkt.

Hoe ziet het draaiboek eruit, van uitnodiging tot de dag erna?

De uitnodiging. Hier begint het, drie tot vier weken van tevoren. Maak het album aan (bij ons twee velden: de naam van het feest en de datum), zet de QR-code of de link in de uitnodiging en schrijf er twee regels bij: de foto's komen in één album voor intern gebruik, en wie ergens niet op wil, mailt Marieke van HR. Wie het niet wil, weet het dan vóór de eerste borrel en niet erna.

De avond. Kaartjes op de tafels bij een zittend diner, een groter bordje bij de bar en de garderobe bij een staand feest. Laat degene die de speech doet het één keer noemen, en zet de slideshow aan op een scherm waar mensen langslopen. Fotowall of slideshow, en waar je hem hangt staat apart uitgewerkt. Met goedkeuring aan komt er die avond alleen op het scherm wat jij of je collega van communicatie al heeft gezien.

De dag erna. Eén persoon loopt de uploads door en keurt goed, bij een feest van honderd man een half uur werk. Wat er niet in hoort gaat eruit, en wat je doet met de foto die er echt niet in hoort is een gids op zich. Verwijderde bestanden blijven veertien dagen in de prullenbak, dus een misklik is te herstellen.

Intern delen. Deel de link naar het album op intranet of in de nieuwsbrief, niet de losse bestanden. Dan staat er één versie, en een foto die je later weghaalt is ook echt weg. Download daarna alles als één zip en zet het op de plek waar jullie ander beeld staat. Hoe lang het album open blijft hangt af van je pakket: 45 dagen op het instappakket, tot 365 dagen. Voor een bedrijfsfeest is het album meestal binnen twee weken uitgekeken, dus download op tijd en sluit het.

Verwijderen op verzoek. Er komt altijd één mail, meestal op maandag. Haal de foto weg, bevestig het in één regel en maak er geen gesprek van. Heb je intern de link gedeeld en niet de bestanden, dan is die foto daarmee overal weg. Krijg je in december dezelfde vraag voor de kerstborrel, dan staat het draaiboek voor de kerstborrel apart, met de LinkedIn-vraag erbij.

Wat zegt de AVG over foto's van medewerkers?

Een foto waarop een collega herkenbaar staat is een persoonsgegeven, dus de AVG geldt en je hebt een grondslag nodig. Bij personeelsfoto's is dat in de praktijk meestal toestemming, en juist tussen werkgever en werknemer is toestemming wankel: je moet kunnen laten zien dat niemand zich verplicht voelde, en iemand moet zijn foto kunnen laten weghalen zonder uitleg. Dat regel je met de twee regels in de uitnodiging, een aanspreekpunt bij naam en een album waaruit je zelf kunt verwijderen. Wij zijn geen juristen. De juridische kant, met bronnen staat apart uitgeschreven, en gaat het beeld naar externe kanalen, leg het dan één keer voor aan je functionaris gegevensbescherming.

Hoe krijg je collega's zover dat ze meedoen?

Op een bedrijfsfeest is de drempel hoger dan op een bruiloft. Mensen weten niet precies wie er meekijkt, en niemand wil de eerste zijn die een foto van de dansvloer plaatst. Wat wél werkt, in deze volgorde.

Laat de organisatie beginnen. Zet vooraf tien foto's in het album, bijvoorbeeld van de opbouw en van de vorige editie, zodat het niet leeg is als de eerste gast kijkt. Zet daarna de slideshow ergens aan waar mensen langslopen: zodra iemand zijn eigen foto voorbij ziet komen, uploadt de rest van zijn tafel ook. En laat degene die de speech doet het één keer noemen. Dat is nog steeds het effectiefste middel, ook hier. Er staat een apart stuk over meedoen, met wat er gebeurt als je het alleen op het kaartje zet.

Zet ook op het kaartje en in de uitnodiging dat het zonder app werkt. Collega's die op een zakelijke telefoon niets mogen installeren, haken anders af voordat ze het geprobeerd hebben. De QR-code opent een webpagina in de browser die er al op staat; er wordt geen e-mailadres gevraagd en geen naam, tenzij iemand die zelf wil achterlaten.