Foto's van de kerstborrel verzamelen zonder dat ze op LinkedIn belanden

Wanneer valt de kerstborrel, en wanneer regel je dit?

De Nederlandse kerstborrel zit in een smalle bak. Uniq Event schrijft dat de meeste bedrijven hun borrel in de eerste drie weken van december plannen en dat je de laatste werkdagen voor Kerst beter kunt vermijden, omdat mensen dan al vrij zijn. Een doordeweekse middag of avond levert doorgaans een hogere opkomst op dan het weekend.

De organisatie zelf begint veel eerder dan mensen denken. Voor een populaire locatie adviseert Uniq Event zes tot negen maanden vooruit te reserveren. Timeless Events houdt het op drie tot zes maanden voor het feest als geheel. Kort gezegd: als je in september begint na te denken, ben je aan de late kant voor de zaal en precies op tijd voor de rest.

Het fotogedeelte hoort bij de rest, niet bij december. Je zet het op in dezelfde week waarin je de uitnodiging verstuurt, want die twee regels over foto's moeten in die uitnodiging staan. Wie het pas op de dag zelf regelt, komt niet meer toe aan de enige stap die er echt toe doet.

Waar zijn mensen precies bang voor?

Vraag het aan iemand van HR en je krijgt zelden een verhaal over de AVG. Je krijgt een beeld: een collega die om kwart over elf met glazige ogen aan de bar hangt, en een teamgenoot die die foto de volgende ochtend op LinkedIn zet met de tekst dat het een geslaagd jaar was. Niemand had kwaad in de zin. En toch is het maandag het enige waar die collega aan denkt als hij binnenkomt.

Wat opvalt is dat de angst zich bijna nooit richt op vreemden. Het gaat om de eigen club, om de vraag of iemand jouw slechtste twintig seconden van het jaar aan tweehonderd zakelijke contacten laat zien. Dat is geen datalek, dat is een sociaal ongeluk. Precies daarom lost een strenger beleid het niet op: mensen lezen het beleid niet en ze bedoelen het niet verkeerd.

Wat wel werkt is klein en saai. Er is één plek waar de foto's naartoe gaan, er is één persoon die ze bekijkt voordat ze zichtbaar worden, en er staan twee regels in de uitnodiging waarin dat gezegd wordt. Dan is het geen regel maar een afspraak, en aan een afspraak houden mensen zich meestal wel.

Hoe zet je het op? Vier stappen

1. 01Zet moderatie aan voordat je de link deeltDat is één schakelaar, en het is de hele reden dat de rest werkt. Niets komt in het album voordat iemand het heeft goedgekeurd. Doe het vóór de eerste gast scant, want later aanzetten werkt niet met terugwerkende kracht.
2. 02Wijs één iemand aan die goedkeurtNiet de afdeling communicatie maar een naam, en iemand die zaterdagochtend ook echt kijkt. Bij honderd gasten en een gewone avond ben je ongeveer een half uur bezig, met koffie erbij. Zorg dat die persoon van tevoren weet wat hij mag weghalen zonder te overleggen.
3. 03Zet twee regels in de uitnodigingBijvoorbeeld: we verzamelen de foto's in één afgeschermd album, ze blijven binnen het bedrijf en gaan niet naar sociale media. Wil je er niet op staan, laat het Sanne even weten. Meer juridische voorbereiding heeft een borrel niet nodig.
4. 04Leg de kaartjes bij de bar en de garderobeNiet op de tafels, want bij een borrel zit niemand aan tafel. De bar is de plek waar iedereen langskomt en waar mensen twee minuten stilstaan. Bij de garderobe pakken de laatkomers hem alsnog mee. De code en de kaartjes maak je vooraf, acht per A4 in jullie eigen kleuren.

Kost dat goedkeuren niet je hele zaterdagochtend?

Minder dan je denkt, en het valt mee omdat het meeste materiaal saai is. Van een borrel met honderd gasten waarvan de helft meedoet, komt het grootste deel binnen als groepjes van dezelfde foto: vier keer dezelfde tafel, drie keer dezelfde selfie, een onscherpe opname van de dj. Daar hoef je niet over na te denken. Je scrollt, je tikt, en je haalt er twee dingen uit.

Waar je wel even bij stilstaat, zijn de foto's van één persoon in een houding die diegene zelf niet gekozen heeft. Die laat je weg zonder erover te vergaderen. Dat is geen censuur, dat is dezelfde beleefdheid als niet doorvertellen wat iemand om half twee heeft gezegd. Wat je precies doet als er toch iets doorheen glipt, staat in de gids over ongepaste foto's weghalen.

Eén ding is het overwegen waard: de mooiste uploads komen niet op de avond zelf. Ze komen zondag en maandag, als mensen thuis hun camerarol doorlopen. Reken dus op twee rondes goedkeuren in plaats van één, en houd het album minstens een week open.

En de AVG, moet daar nog iets voor?

Voor een afgeschermd album dat alleen collega's zien is het overzichtelijk: informeer je mensen vooraf, maak bezwaar makkelijk, en spreek af hoe lang de foto's blijven staan. Dat zijn precies de twee regels uit de uitnodiging plus een datum. Het wordt pas ingewikkelder zodra een foto naar buiten gaat, naar de website of een vacaturepagina, want dan heb je toestemming nodig die iemand zonder gevolgen kan weigeren.

De volledige uitleg, met de bronnen van de Autoriteit Persoonsgegevens erbij, staat in wat je met foto's van medewerkers mag na het bedrijfsfeest. Daar staat ook hoe iemand zijn toestemming intrekt, en waarom je dan ook je eigen mappen moet opruimen en niet alleen de website.