Wat als een gast iets uploadt dat er niet in hoort?
Dit is de vraag die bij bedrijven en verenigingen de goedkeuring tegenhoudt, en zelden bij bruidsparen. Het antwoord bestaat uit twee standen en één eerlijke afweging ertussen.
het korte antwoord
Je hebt twee standen. Met moderatie aan verschijnt er niets in het album voordat jij het hebt goedgekeurd, en bij een feest van honderd gasten ben je daar de volgende ochtend ongeveer een half uur mee bezig. Met moderatie uit staat alles er direct en haal je achteraf weg wat je niet wilt. Verwijderde bestanden blijven veertien dagen in de prullenbak staan, dus een misklik is te herstellen.
Hoe vaak gebeurt dit echt?
Veel minder vaak dan de vraag suggereert, en bijna nooit in de vorm die mensen vrezen. Wat er binnenkomt op een gemiddelde avond is vooral saai: veertig keer dezelfde tafel, een onscherpe opname van de dansvloer, drie mislukte selfies achter elkaar en één foto van iemands schoen. Dat is geen probleem, dat is ruis.
Waar het wel eens misgaat, is bij één van deze drie. Iemand fotografeert een collega of familielid in een houding die diegene zelf niet gekozen had. Iemand zet er een grap in die binnen zijn eigen groepje werkt en daarbuiten niet. Of iemand uploadt per ongeluk twintig foto's van een heel andere avond, wat vaker voorkomt dan je zou denken en soms ongemakkelijker is dan de eerste twee.
De vraag is dus niet of je hier een oplossing voor nodig hebt. Het is welke van de twee standen bij jouw gezelschap past, want ze kosten allebei iets.
Moderatie aan of uit: wat kies je?
Standaard staat moderatie uit, omdat het bij de meeste feesten prettiger is. Gasten zien hun eigen foto verschijnen, de slideshow of fotowall op de beamer loopt door zonder dat iemand iets hoeft te doen, en de avond blijft leuk voor de organisator. De prijs is dat een ongelukkige foto er even staat voordat je hem weghaalt.
Zet je moderatie aan, dan verschijnt er niets in het album voordat jij het hebt goedgekeurd. Voor gasten voelt dat als vertraging: ze uploaden en er gebeurt zichtbaar niets. Dat is te ondervangen door het te zeggen, bijvoorbeeld op het kaartje of bij de opening van de avond. De winst is dat je nooit hoeft uit te leggen waarom iets even zichtbaar was.
In de praktijk loopt de scheidslijn tussen privé en zakelijk. Bruidsparen laten moderatie meestal uit, omdat ze de foto's tijdens de avond willen zien en er onder hun gasten weinig kan misgaan. Bij een bedrijfsfeest, een vereniging of een school gaat de schakelaar bijna altijd aan, en dat is meestal ook de reden dat iemand hogerop akkoord geeft.
Wat kost elke stand je?
| stand | wat gasten zien | wat het jou kost |
|---|---|---|
| Moderatie uit | alles verschijnt direct, ook op de slideshow | je kijkt achteraf, en één ongelukkige foto staat er even |
| Moderatie aan | hun upload komt binnen maar blijft nog onzichtbaar | ongeveer een half uur de volgende ochtend bij honderd gasten |
Halverwege omschakelen kan, maar het werkt niet met terugwerkende kracht: wat al binnen is, is al zichtbaar geweest. Zet hem dus aan voordat de eerste gast scant, of accepteer dat je de eerste uren achteraf opruimt.
Er staat iets in dat weg moet. Wat doe je?
- Haal hem weg voordat je iets anders doetNiet eerst overleggen, niet eerst de maker zoeken. Elke minuut dat de foto blijft staan, ziet er iemand bij. Verwijderde bestanden blijven veertien dagen in de prullenbak, dus je kunt je nog bedenken.
- Kijk of het bij één foto blijftMeestal komt het uit één upload van één persoon, en staan er nog vier soortgelijke onder. Scroll die reeks even door in plaats van morgen opnieuw te moeten kijken.
- Zet moderatie aan voor de rest van de avondIs er één keer iets doorheen gekomen, dan is de kans groot dat er meer aankomt uit dezelfde hoek. De schakelaar kost je een half uur en neemt de rest van de avond de spanning eraf.
- Praat met de persoon op de foto, niet met de groepEen bericht aan de hele groep maakt van een klein ongemak een gebeurtenis, en iedereen gaat zoeken naar wat er weg is. Eén appje aan degene die erop stond is genoeg, en meestal is dat het einde ervan.
Eén schakelaar, en een prullenbak die veertien dagen wacht
Moderatie staat uit tenzij je hem aanzet. Verwijderen is één tik, en het bestand blijft veertien dagen terug te halen. Het hele event kun je op elk moment offline zetten en later weer publiceren.
Wat zeg je tegen degene wiens foto je hebt weggehaald?
Meestal niets, en dat is geen laksheid. De persoon die de foto plaatste bedoelde het bijna altijd goed, en een bericht waarin je uitlegt dat zijn bijdrage is verwijderd, maakt van een terloopse actie iets waar hij zich rot over voelt. Bij een album met honderden foto's merkt vrijwel niemand dat er één weg is. Weghalen zonder gesprek is daarom in de meeste gevallen de vriendelijkste route, niet de laffe.
Er zijn twee uitzonderingen. De eerste is als diegene het gaat merken, bijvoorbeeld omdat hij er zelf naar vraagt of omdat het zijn enige upload was. Zeg dan wat je gedaan hebt en waarom, in één zin, zonder er een principekwestie van te maken. Iets als: ik heb die ene van Marieke er even uitgehaald, ze stond er niet zo lekker op. Bijna iedereen zegt dan dat hij er niet bij had nagedacht, en daarmee is het klaar.
De tweede uitzondering is als het patroon is en niet toeval. Dan gaat het gesprek niet over de foto maar over het gedrag, en dat hoort niet in een app maar bij een leidinggevende. Dat is geen fotoprobleem meer.
Wat je in beide gevallen niet doet, is de foto laten staan om de sfeer te bewaren. De persoon die erop staat had geen keuze, en degene die hem plaatste wel.
En als iemand vraagt om verwijderd te worden?
Dat is een ander verzoek dan een ongelukkige foto, en het weegt zwaarder. Iemand die op een foto staat en dat niet wil, heeft daar een recht op, en de Autoriteit Persoonsgegevens schrijft dat intrekken van toestemming net zo makkelijk moet zijn als geven. Praktisch: één naam of adres waar mensen terechtkunnen, en geen formulier.
Er zit een addertje in dat vaak wordt gemist. Volgens de AP geldt zo'n verzoek niet alleen voor de plek waar de foto gepubliceerd staat, maar ook voor je eigen fotoarchief. Staat het album op één plek, dan is dat een kwestie van weghalen. Is het al drie keer gedownload en rondgestuurd, dan wordt het een zoektocht. Dat is een van de betere argumenten om alles in één album te houden. De volledige uitleg met de bronnen erbij staat in wat je met foto's van medewerkers mag, en voor clubs en teams in wat een vereniging met foto's van leden mag.
Vragen die organisatoren ons stellen
Kan ik een foto terughalen die ik per ongeluk heb weggegooid?
Ja, veertien dagen lang. Verwijderde bestanden gaan naar de prullenbak en blijven daar staan voordat ze definitief weggaan. Dat is ruim genoeg voor de klassieke fout: te snel opruimen op zaterdagochtend en zondag bedenken dat die ene toch leuk was.
Kan ik het hele album even dichtzetten?
Ja, en dat werkt direct. Offline zetten haalt de toegang voor gasten er meteen af, en publiceren kan daarna weer. Handig als er iets binnenkomt terwijl jij in de trein zit: eerst dicht, dan op je gemak opruimen.
Hoeveel tijd kost goedkeuren nou echt?
Bij honderd gasten waarvan ongeveer de helft meedoet, ben je de volgende ochtend een half uur bezig. Het gaat sneller dan je verwacht omdat het meeste in reeksen binnenkomt: vier keer dezelfde tafel keur je in vier tikken goed.
Kan ik moderatie halverwege de avond aanzetten?
Ja, maar niet met terugwerkende kracht. Wat al binnen is, is al zichtbaar geweest en dat draai je niet terug. Twijfel je vooraf, zet hem dan aan voordat de eerste gast scant. Uitzetten kan altijd nog.
Zien gasten elkaars foto's meteen?
Dat hangt af van hoe je het album hebt staan. Een album kan dicht blijven en later opengaan, en dan uploaden gasten blind: ze zien wel dat het gelukt is, maar het album blijft wazig tot jij het opent. Bij een bedrijfsfeest is dat een rustige combinatie met moderatie.
Werkt dit ook voor een sportclub of een schoolfeest?
Ja, en daar staat de schakelaar meestal aan. Op een toernooi staan er ook tegenstanders en ouders op de foto's die niets met jouw club te maken hebben. Hoe je dat opzet staat in foto's verzamelen bij een vereniging.
Verder lezen
Eén schakelaar minder om je zorgen over te maken
Moderatie aan of uit, en een prullenbak die veertien dagen meedenkt.