Hoe verzamel je alle foto's van je vereniging, ook die van de ouders langs de lijn?

Waarom komt er uit de teamapp niets bruikbaars?

Omdat de foto's niet ontbreken, ze staan alleen op de verkeerde plek. Op een toernooidag met acht teams zitten de foto's in acht aparte appgroepen. De toernooicommissie zit in geen van die groepen, de website heeft niets, en na twee weken is alles weggescrold onder de berichten over rijden en kleedkamersleutels.

Er is een tweede probleem dat je pas merkt als je iets wil afdrukken. Een foto die door een appgroep is gegaan komt samengeperst binnen, te klein voor een poster in de kantine. Voor op je tijdlijn is dat prima. Voor het clubblad of een spandoek bij de kampioenswedstrijd is het te weinig. Voor een club met een klein budget is de eerste vraag vaak of het gratis kan. Wat er gratis kan en wat je dan inlevert staat apart uitgeschreven.

Wat is er anders dan bij een bruiloft?

De opzet lijkt op die van een bruiloft: één code, één album, mensen die uploaden vanaf hun eigen telefoon. Vier dingen werken bij een vereniging toch anders, en die vier bepalen hoe je het inricht.

• Je fotografen zijn ouders, geen gasten. Ze staan langs de lijn, ze fotograferen vooral hun eigen kind, en ze zijn na de laatste wedstrijd meteen weg.
• Dezelfde mensen komen volgend seizoen terug. Wat je nu afspreekt over toestemming geldt straks weer, dus regel het één keer bij de inschrijving in plaats van elk toernooi opnieuw.
• Er staan kinderen op. Voor een lid onder de zestien geeft de ouder toestemming, en dat is geen formaliteit die je met een zin in het reglement afdoet.
• Er is een afnemer. De website, de nieuwsbrief of het clubblad wil na afloop beeld, en dat is een ander doel dan een album voor de ouders zelf.
• Er is geen bruidspaar. Bij een bruiloft is duidelijk van wie het album is. Bij een club is dat de vereniging, en die bestaat uit vrijwilligers die dit erbij doen.

Hoe zet je het op? Vier stappen

1. 01Kies de indeling voordat je iets aanmaaktEén dag met poules: één album per toernooidag. Een seizoen dat doorloopt: één album per team. Binnen hetzelfde event kun je meerdere albums naast elkaar hebben, dus je hoeft niet te kiezen tussen overzicht en betaalbaar.
2. 02Wijs één beheerder aan, met naamNiet het bestuur en niet de commissie, maar Karin van de wedstrijdtafel. Zij haalt foto's weg als iemand daarom vraagt en zij downloadt de zip. Zet die naam ook op de poster, want dan weet een ouder bij wie hij moet zijn.
3. 03Hang de code waar mensen stilstaan, en zet hem in de appDe kantine bij de kassa, de wedstrijdtafel en de gang naar de kleedkamers. Zet dezelfde link ook in de teamapp: de ouder die om half negen koffie haalt scant de poster, de ouder die om vier uur thuiskomt niet meer. Hoe je die code maakt is vijf minuten werk, en de kaartjes voor de kantine komen er als pdf bij.
4. 04Sluit het album niet aan het eind van de dagDe uploads lopen door tot ver in de zondag, als mensen thuis hun camerarol doorlopen. Laat het minstens twee weken open en stuur halverwege één herinnering in de teamapp, met de link erbij.

En de kinderen van de tegenstander dan?

Dit is de vraag waar toernooicommissies op vastlopen, en hij is terecht. Op je foto's van de finale staat het team uit Woerden, hun ouders staan op de achtergrond, en je hebt van niemand van hen ooit iets gevraagd. Doen alsof dat geregeld is helpt je niet, want de eerste keer dat een moeder belt, is het wel jouw probleem.

Wat verenigingen in de praktijk doen: een bordje bij de ingang dat er foto's worden gemaakt, overzichtsfoto's in plaats van portretten van één kind, een album achter een link in plaats van op een openbare website, en één naam bij wie iemand een foto weg kan laten halen zonder uitleg. We hebben de juridische kant apart uitgeschreven, met wat de Autoriteit Persoonsgegevens er zelf over zegt en waar de grens ligt.

Wil je het strakker, zet dan goedkeuring aan. Dan komt geen enkele upload in het album voordat de beheerder hem heeft gezien. Dat kost iemand een uur op zondagochtend en het is de enige manier om vooraf te weten wat erin staat. Wat je doet als er toch iets tussen zit staat apart beschreven.

Wat doe je met de foto's na het toernooi?

Drie dingen, in deze volgorde. Download eerst het hele album als zip, want dat is de versie die je over vijf jaar nog hebt. Kies daarna pas de foto's voor de website of het clubblad, en kijk bij die selectie wie er herkenbaar op staat. Laat het album ondertussen open, want ouders komen terug om hun eigen kind terug te zoeken.

Hoe lang je erbij kunt hangt af van het pakket: de actieve periode loopt van 45 dagen op het instappakket tot 365 dagen, gerekend vanaf de eerste keer dat je publiceert. Wil je er in december een fotoboek van laten maken, download dan in september. Een drukker wil de originele bestanden en geen screenshot uit een album.

En waar die bestanden intussen staan is voor een vereniging een reële vraag, want je legt vast hoe de kinderen van je leden eruitzien. De opslag staat op Europese servers en de bestanden staan nooit open op internet: elke link is ondertekend en verloopt vanzelf.