Hoe lang blijven de foto's van je event staan?

Wanneer begint die termijn eigenlijk te lopen?

Vanaf de eerste keer dat je publiceert. Niet vanaf de datum van je feest, niet vanaf het moment dat je betaalt en niet vanaf het aanmaken van de pagina. In de praktijk scheelt dat weken: je kunt in maart je pagina maken, de kaartjes laten drukken, alles klaarzetten en pas de dag voor het feest publiceren. De teller staat tot dat moment stil.

Publiceren is ook omkeerbaar. Zet je het event offline, dan is de toegang voor gasten er direct af. Dat is de knop die je zoekt als er iets in staat dat er niet in hoort, want dat gaat sneller dan foto's één voor één weghalen. Wat je daarna doet staat apart beschreven.

En verwijderde foto's zijn niet meteen weg. Ze blijven veertien dagen in de prullenbak staan, voor het geval een beheerder doorklikte en zich daarna bedacht.

Wat gebeurt er als de actieve periode afloopt?

Het event sluit voor je gasten. Hun link doet het niet meer, de slideshow stopt, en er kan niets meer bij. Voor jou als organisator gaat het in archiefmodus: je logt in en downloadt alles nog steeds als zip, in volle resolutie, precies zoals het is geüpload.

Dat verschil is groter dan het lijkt, want een deel van deze markt doet het anders. Sharetale schrijft in zijn eigen veelgestelde vragen dat de bestanden na de bewaartijd automatisch worden opgeruimd. Bij Snappshot worden foto's standaard na dertig dagen verwijderd. Als je daar de zip niet op tijd hebt gehaald, is het gesprek voorbij.

Hoe lang moet je het album eigenlijk open laten staan?

Langer dan je denkt, om twee redenen. De eerste is dat de uploads doorlopen. De mooiste foto's komen niet die avond binnen maar de dag erna, als mensen thuis op de bank hun camerarol doorlopen en zich herinneren dat er een link was.

De tweede is dat je fotograaf er nog niet is. Acht tot tien weken is een normale levertijd voor trouwfoto's, en in die periode is dit album het enige wat je hebt. Wat je die eerste weken al kunt terugkijken staat apart uitgeschreven.

Voor een bedrijfsfeest of een toernooi is de rekensom anders. Daar is het album meestal binnen twee weken uitgekeken, maar wil de communicatieafdeling in november nog één foto voor het jaarverslag. Dan koop je geen langere periode, dan download je gewoon op tijd en pak je hem uit je eigen map.

Waar staan de foto's in die tijd?

Op Europese servers, en niet open op internet. Elke link naar een bestand is ondertekend en verloopt vanzelf, dus een adres dat iemand ooit heeft gekopieerd werkt later niet meer. Het album staat niet in Google en er is geen bladerpagina waarop je andermans feest tegenkomt.

Voor wie het precies wil weten, inclusief wie er technisch bij kan en wat er gebeurt met een bestand dat je weggooit, staat het hele verhaal over de opslag apart. Voor een bedrijf of een vereniging is dat vaak de vraag die eerder komt dan de prijs.