Waar staan de foto's van jullie event opgeslagen?

Waar staan de foto's van jullie event precies?

Op Europese servers. De bestanden die je gasten uploaden staan daar in volle resolutie, en ze zijn niet via een gewoon webadres te benaderen. Er bestaat geen map die je kunt vinden door een URL te raden, en er is geen bladerpagina met andere events. Google indexeert het album niet.

Toegang loopt via ondertekende links met een vervaltijd. Elke keer dat iemand een foto opvraagt, wordt er een adres gemaakt dat een tijdje geldig is en daarna niet meer. Dat is het verschil tussen een sleutel die past en een deur die openstaat.

Wat er verder geldt: het event heeft een actieve periode van 45 dagen op het instappakket tot 365 dagen, afhankelijk van je pakket, gerekend vanaf de eerste publicatie. Daarna sluit het voor gasten en gaat het in archiefmodus, waarin jij als organisator kunt blijven downloaden. Publiceren is omkeerbaar, dus offline zetten haalt de toegang voor gasten er direct af.

Wat is een ondertekende link, en waarom is dat belangrijker dan het klinkt?

Dit is het onderdeel dat kopers het vaakst overslaan, en het bepaalt meer dan de vraag in welk land de schijf staat. Een gewone bestandslink is een adres. Wie dat adres heeft, komt erbij, voor altijd, zonder dat jij het merkt. Zet iemand die link in een mail naar een externe partij, dan heeft die partij er over twee jaar nog steeds toegang toe.

Een ondertekende link is iets anders. Hij bevat een handtekening en een vervaltijd, en de server controleert allebei voordat hij het bestand geeft. Wordt de link doorgestuurd nadat hij verlopen is, dan krijgt de ontvanger niets. Dat verandert de aard van het lek: het verschil is een link die iemand één keer doorstuurt tegenover een map die jarenlang open blijft staan op internet.

Voor een organisatie is dat precies het punt waar de vraag van je securityafdeling over gaat. Niet of er ooit iets misgaat, maar hoe lang de gevolgen doorlopen. Bij een verlopen link zijn die gevolgen eindig.

Hoe controleer je dit bij een willekeurige aanbieder?

Je hoeft geen jurist te zijn om een privacyverklaring te beoordelen. Open hem, zoek vijf dingen, en je weet binnen twee minuten of je met iets serieus te maken hebt. De vuistregel: een pagina die alleen zegt dat de dienst GDPR compliant is, zegt niets. Er is geen instantie die dat stempel uitdeelt en niemand controleert het vooraf.

Vind je die vijf antwoorden niet, dan is dat op zichzelf het antwoord. Het gaat er niet om dat een aanbieder buiten de EU per se slechter is, maar dat je het moet kunnen weten voordat je honderd collega's laat uploaden.

• Land: staat er een land in de tekst, of alleen dat gegevens binnen de EU blijven.
• Partij: wordt de hostingpartij bij naam genoemd, met het land erbij.
• Verwerkersovereenkomst: kun je die opvragen zonder eerst een gesprek met sales.
• Doorgifte: staat er een zin over doorgifte buiten de EER, en zo ja, met welke waarborg.
• Bewaartermijn: staat er een termijn, of alleen dat gegevens niet langer blijven dan nodig.

Waarom tilt een bedrijf hier zwaarder aan dan een bruidspaar?

Omdat een bruidspaar zelf beslist over zijn eigen foto's, en een werkgever beslist over die van honderd anderen. Zodra jij namens een organisatie foto's van collega's verzamelt, ben je verwerkingsverantwoordelijke onder de AVG. De leverancier van de tool is dan verwerker, en dat betekent dat je een verwerkersovereenkomst nodig hebt. Bij een clouddienst is dat vrijwel altijd zo, omdat de bestanden naar de server van een andere partij gaan.

Dat is ook waarom deze vraag zo vaak uit de hoek van inkoop of IT komt en niet van de organisator van het feest. Zij moeten kunnen uitleggen waar de gegevens staan en wie erbij kan, en een pagina zonder land en zonder partij levert daar geen antwoord op. Wat je verder nodig hebt aan grondslag en informatieplicht staat in wat je met foto's van medewerkers mag na het bedrijfsfeest, en de praktische opzet in foto's verzamelen op een bedrijfsfeest.