Wat mag een vereniging met foto's van leden en kinderen?
Een bestuur wil twee dingen tegelijk: beeld op de site en geen gedoe met ouders. Dit artikel zet op een rij wat de Autoriteit Persoonsgegevens er zelf over schrijft, en waar de praktijk anders is dan clubs denken.
het korte antwoord
Een foto waarop iemand herkenbaar is, is een persoonsgegeven, dus je hebt een grondslag nodig om hem te publiceren. Voor leden onder de zestien geeft de ouder die toestemming, en die hoef je niet elk seizoen opnieuw te vragen. Een wedstrijdverslag van de webmaster kan onder journalistieke doeleinden vallen, maar promotie en portretten van één kind vallen daar niet onder.
Wanneer geldt de AVG voor een foto van de club?
Zodra iemand herkenbaar in beeld is. De Autoriteit Persoonsgegevens schrijft dat je ervan uit kunt gaan dat personen op je foto's vrijwel altijd te identificeren zijn, en dat je daarvoor hun naam niet hoeft te weten: een herkenbaar postuur kan al genoeg zijn (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Er is één uitzondering die op clubs vaak verkeerd wordt gebruikt. De huishoudelijke exceptie geldt als iemand foto's privé houdt of hooguit in een zeer beperkte kring deelt, bijvoorbeeld in een appgroep met familie. Een vader die zijn eigen foto's in de teamapp zet, valt daaronder. Doet de vereniging het, dan niet, want voor zakelijk gebruik gaat de uitzondering niet op.
Wie geeft toestemming voor een kind onder de zestien?
De ouder of verzorger. Vanaf zestien geeft het lid zelf toestemming. De Autoriteit Persoonsgegevens formuleert het voor scholen zo: is de leerling jonger dan zestien, dan heb je toestemming nodig van de ouders (autoriteitpersoonsgegevens.nl). Dezelfde grens geldt op een sportclub, en verenigingsjurist Arthur van der Hoeff schrijft dat met zoveel woorden (sportknowhowxl.nl).
Toestemming moet vrij gegeven zijn, ondubbelzinnig, en specifiek voor een bepaalde verwerking en een bepaald doel. Die laatste eis wordt het vaakst gemist: toestemming voor het clubblad is geen toestemming voor Facebook. En je mag het lidmaatschap er niet van afhankelijk maken, want dan is de toestemming niet vrij. Een kind dat niet op de foto mag, moet gewoon kunnen voetballen.
Moet je elk seizoen opnieuw toestemming vragen?
Nee, en hier gaan de meeste artikelen over dit onderwerp de mist in. De Autoriteit Persoonsgegevens schrijft het voor scholen zonder omweg: je hoeft niet elk schooljaar opnieuw om toestemming te vragen, je kunt dit bij de inschrijving regelen. Kennisnet zegt hetzelfde en adviseert wel om ouders er jaarlijks aan te herinneren dat ze hun toestemming kunnen aanpassen of intrekken (kennisnet.nl).
Twee momenten waarop je het wél opnieuw regelt. Verandert de verwerking, bijvoorbeeld omdat de foto's voortaan ook naar een sponsor gaan, dan is de oude toestemming niet specifiek genoeg meer. En wordt een lid zestien, dan informeer je hem bij voorkeur zelf. Zet het op het inschrijfformulier en houd bij wie ja heeft gezegd: je moet kunnen aantonen dat je de toestemming hebt.
Is een foto in de kantine iets anders dan een foto op de website?
Juridisch minder dan je hoopt. Van der Hoeff schrijft dat de veilige route geldt voor foto's die online worden geplaatst én voor foto's in een clubblad of folder. Een kantine-uitzondering waar het prikbord onder valt, bestaat niet.
Wat wel verschilt is bereik, en dat telt mee in je afweging. Een foto op een openbare clubsite is voor iedereen vindbaar en komt in Google. Een foto in een album achter een link die alleen de ouders van dat team hebben, is dat niet. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt voor scholen een portal waarop alleen ouders en leerlingen kunnen inloggen letterlijk als passende maatregel.
Dat geeft je een tweedeling die je in twee zinnen uitlegt aan het bestuur. Beeld voor de deelnemers gaat in een album met een link en een einddatum. Beeld dat de club naar buiten gebruikt is een tweede doel, met aparte toestemming en een kleinere selectie. Hoe je die twee albums naast elkaar zet staat in de gids over toernooifoto's.
Valt een wedstrijdverslag onder journalistiek?
Dat kan, en het is minder vergezocht dan het klinkt. Artikel 43 van de Uitvoeringswet AVG zet grote delen van de wet opzij voor verwerking voor uitsluitend journalistieke doeleinden (wetten.overheid.nl). Het begrip wordt breed uitgelegd en een perskaart is er niet voor nodig. Congressus schrijft dat de webmaster van de sportvereniging die wedstrijdfoto's op de site plaatst daaronder valt (congressus.nl), en verenigingen.nl noemt ook het persbericht naar de lokale krant (verenigingen.nl).
Let op het woord uitsluitend in de wet. Zet je dezelfde foto onder een oproep om lid te worden of in een uiting van een sponsor, dan is het doel niet meer uitsluitend journalistiek. En de Autoriteit Persoonsgegevens wijst organisaties die op een evenement fotograferen in de eerste plaats op toestemming (autoriteitpersoonsgegevens.nl). Bouw er een verslag op, geen fotobeleid.
En de tegenstander en hun ouders dan?
Dit is het probleem dat in geen enkel stappenplan wordt opgelost, dus we zeggen het maar gewoon. Op je toernooifoto's staan kinderen van vier andere clubs en hun ouders. Van niemand van hen heb je toestemming, tachtig bezoekers langsgaan is niet realistisch, en de gastclub kan die toestemming niet namens haar leden geven. Dit is niet opgelost, het is beheerst. Wat verenigingen doen:
- Gerechtvaardigd belang als grondslag, met een besluit erover. Van der Hoeff raadt aan dat het hoogste orgaan van de vereniging dat besluit neemt, zoals de KNVB deed voor het uitzenden van amateurwedstrijden.
- Informeren bij de ingang. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt een informatiebord bij de entree als manier om te vertellen wat je met het beeld doet en dat mensen bezwaar kunnen maken.
- Overzichtsfoto's in plaats van portretten. Voorkom dat één kind prominent in beeld staat, want daar kantelt de afweging op.
- Bezwaar altijd honoreren. Bij gerechtvaardigd belang geldt het recht van bezwaar, en dat betekent dat je een foto ook maanden later nog weghaalt.
- Het album niet openbaar maken. Achter een link met een einddatum is het bereik een fractie van dat van een pagina die in Google staat.
Wat je beter niet doet: in het toernooireglement zetten dat deelname automatisch toestemming inhoudt. De AP laat toe dat toestemming uit gedrag blijkt, maar dan moet er een gelijkwaardig alternatief zijn voor wie niet op de foto wil, en op een sportpark met één ingang is dat lastig hard te maken.
Wat wel werkt is wat de AP zelf voorstelt: geef mensen iets zichtbaars, zoals een lanyard in een andere kleur. En spreek af wie een foto weghaalt als iemand erom vraagt, want dat gesprek komt op een zondagochtend.
Een album achter een link, met moderatie als je die wil
Het album staat niet in Google en er is geen bladerpagina met andere clubs erin. Zet je goedkeuring aan, dan komt niets in het album voordat de beheerder het heeft gezien, en verwijderde bestanden blijven veertien dagen terug te halen.
Vragen die een bestuur stelt
Moeten wij als vereniging een verwerkingsregister bijhouden?
Ja. De KVK schrijft dat een vereniging een privacyverklaring en een verwerkingsregister moet opstellen: welke persoonsgegevens je verwerkt, waarom, en hoe je ze beveiligt (kvk.nl). Beeldmateriaal hoort daarin. En een ledenlijst mag je volgens dezelfde pagina niet zomaar aan je leden sturen.
Mogen we een foto van het kampioensteam op Facebook zetten?
Alleen met een grondslag. Een wedstrijdverslag door de webmaster kan onder journalistieke doeleinden vallen. Een post die bedoeld is om leden te werven niet, en dan heb je toestemming nodig van iedereen die herkenbaar in beeld staat.
Een ouder wil zijn kind van de site af. Moeten we dat doen?
Ja. Toestemming mag altijd worden ingetrokken, en dat moet net zo makkelijk zijn als het geven. Werk je met gerechtvaardigd belang, dan geldt het recht van bezwaar. In beide gevallen is weghalen het goede antwoord.
Wat als een lid geen toestemming geeft?
Dan publiceer je geen herkenbare foto's van hem. Het mag geen gevolgen hebben voor zijn lidmaatschap of zijn plek in het team, want anders was de toestemming niet vrij gegeven. Houd bij wie nee heeft gezegd.
Geldt dit ook voor foto's die de trainer in de teamapp zet?
Zolang hij ze als ouder in een kleine kring deelt, valt dat onder de uitzondering voor persoonlijk of huishoudelijk gebruik. Gaan dezelfde foto's naar de clubwebsite, dan doet de vereniging het en geldt de AVG.
Is dit hetzelfde als bij een bedrijfsfeest?
De regels zijn dezelfde, de verhouding niet. Bij een werkgever speelt of toestemming echt vrij gegeven is, bij een club spelen kinderen en hun ouders. Die kant staat apart uitgeschreven.
Verder lezen
Beeld dat binnen de club blijft, of beeld dat naar buiten gaat
Twee doelen, twee albums. Dat scheelt een hoop discussie achteraf.