Hoe pak je het aan: foto's van je gasten verzamelen op je bruiloft, van trouwkaart tot album

Wanneer doe je wat? Het draaiboek in het kort

Foto's verzamelen op je bruiloft is geen klus voor de dag zelf. Het is vier keer een half uur, verspreid over zes weken, en het meeste werk zit in de week ervoor. Zo ziet het eruit.

Zes weken ervoor maak je het album aan en test je het. De week ervoor print je de kaartjes, brief je je ceremoniemeester en regel je het scherm met de locatie. Op de dag zelf liggen de kaartjes op tafel, wordt het één keer genoemd en draait de slideshow. De dagen erna stuur je één herinnering, haal je eruit wat er niet in hoort en download je alles.

Waarom in die volgorde? Omdat de foto's niet vanzelf komen. Niemand zit op zondagochtend te bedenken dat het bruidspaar zit te wachten. De foto's blijven staan waar ze gemaakt zijn, in een camerarol tussen boodschappenlijstjes en screenshots, tot iemand er op het goede moment om vraagt. Dit draaiboek regelt dat goede moment, drie keer: op het kaartje, bij het diner en op zondagmiddag.

Hoe ziet het draaiboek eruit in vijf stappen?

1. 01Maak het album aan en test hetZes weken ervoor. Naam en datum zijn genoeg, daarna heb je een eigen webadres, bijvoorbeeld eventsnap.nl/e/sanne-en-lars. Scan de code met je eigen telefoon en laat je getuige het ook doen. Je betaalt pas als je het album houdt.
2. 02Kies: trouwkaart of apart kaartjeDe code verandert niet meer nadat je het album hebt aangemaakt, dus hij kan mee in de proefdruk van de trouwkaart. Is de kaart al de deur uit, of wil je hem schoon houden, dan wordt het een kaartje per tafel.
3. 03Print de kaartjes en brief je ceremoniemeesterDe week ervoor. Acht kaartjes per A4, dus twee vellen voor tien tafels. Geef je ceremoniemeester twee regels op papier om bij het diner te zeggen, en vraag de locatie om een tv of beamer voor de slideshow.
4. 04Leg de kaartjes neer en zet het scherm aanDe dag zelf. Eén kaartje per tafel bij de menukaart, één bij de bar en één bij de garderobe. Na het diner gaat de slideshow aan: zodra iemand zijn eigen foto ziet verschijnen, scant de rest van zijn tafel ook.
5. 05Stuur zondag één bericht en download allesDe dagen erna. Op zondagmiddag stuur je één bericht met de link en drie foto's die er al in staan. Haal weg wat er niet in hoort, zet het album open als je het dicht hield, en download alles als één zip.

Zes weken ervoor: wat maak je aan en komt de QR-code op de trouwkaart?

Begin met het album, niet met de code. Een QR-code is een webadres in blokjes, en dat webadres moet ergens naartoe wijzen waar een gast zonder app en zonder account foto's kwijt kan. Hoe je zo'n QR-code voor foto's maakt staat apart uitgeschreven. Bij ons is het twee velden, jullie namen en de datum, en je krijgt de kaartjes er als pdf bij.

Test het meteen, en niet alleen zelf. Scan de code met je eigen telefoon, upload één foto en kijk of hij in het album staat. Vraag daarna je getuige of je moeder om hetzelfde te doen, zonder uitleg. Halen zij het zonder vragen, dan halen je gasten het ook. Lopen ze vast, dan weet je nu wat er op het kaartje moet staan in plaats van op de dag zelf.

Dan de trouwkaart. De code verandert niet meer nadat je het album hebt aangemaakt, dus hij kan gewoon mee naar de drukker. Eén regel eronder is genoeg: zet je foto's van de dag hierin, we laten alles zondagmiddag zien. Er zijn twee redenen om het toch niet te doen: de kaart is al weg, of je wil hem schoon houden. Dan wordt het een apart kaartje per tafel, en dat werkt net zo goed, omdat het op het moment zelf onder iemands neus ligt. Wat je op dat kaartje zet is één zin, maar wel de zin die bepaalt of je oma het snapt.

Nog iets om nu te beslissen: hoe lang moet het album open blijven? De looptijd begint pas te lopen op het moment dat je publiceert, niet als je het album aanmaakt. Je kunt dus in maart alles klaarzetten en pas de vrijdag ervoor publiceren. Het is 45 dagen op het instappakket, tot 365 dagen. Wil je dat gasten al vóór de dag iets kunnen achterlaten, bijvoorbeeld van het vrijgezellenfeest, publiceer dan eerder en reken die weken mee.

De week ervoor: wat print je, wie brief je en wat regel je met de locatie?

Printen. De printkit zet acht kaartjes op één A4, in jullie kleuren en met jullie tekst. Voor tien tafels zijn dat twee vellen, en dan heb je er nog zes over voor de bar, de garderobe, het toilet en het welkomstbord. Print ze thuis op stevig papier of laat ze bij een copyshop maken. Een drukkerij heeft een paar dagen tot twee weken nodig, dus die route hoort niet bij de week ervoor maar bij de week daarvoor. Zorg dat de code minstens drie centimeter breed is, anders wordt scannen vanaf een stoel gokken.

Briefen. Je ceremoniemeester heeft één taak in dit draaiboek: het hardop zeggen op het moment dat iedereen zit. Geef hem de twee regels op papier, dan hoeft hij ze niet te verzinnen. Bijvoorbeeld: op elke tafel ligt een kaartje met een code, houd je camera erop en zet erin wat je vanavond maakt, Sanne en Lars zien het morgen pas. Dat is alles. Hoe je gasten zover krijgt dat ze echt uploaden is vooral dit ene moment, en de rest is bijzaak.

Regelen. Bel de locatie en vraag of er een tv of beamer in de zaal is en hoe je er een webpagina op krijgt. Meestal is dat een laptop met een HDMI-kabel, soms een smart-tv met een browser. De slideshow is een gewone webpagina, dus meer is er niet nodig. Vraag ook waar het scherm staat, want een scherm achter de dj ziet niemand en een scherm naast de bar ziet iedereen. Fotowall of slideshow, en wat je in de zaal zet helpt bij die keuze.

En beslis nu of het album open of dicht staat op de dag zelf. Open betekent dat gasten meteen zien wat er binnenkomt en dat de slideshow meedraait. Dicht betekent dat ze wel kunnen uploaden, maar pas op zondagmiddag zien wat erin staat. De meeste paren doen allebei: één album open voor het feest en het scherm, één dicht voor de ochtend en de onthulling. Hoe dat dichthouden werkt staat in een aparte gids, inclusief het moment waarop je hem openzet.

De dag zelf: waar liggen de kaartjes en wanneer wordt het genoemd?

De kaartjes liggen er voordat de eerste gast binnen is. Eén per tafel, tegen de menukaart aan of in de servetring, zodat hij in beeld is als mensen gaan zitten. Eén bij de bar, want daar staat iedereen een keer stil met zijn telefoon in de hand. Eén bij de garderobe, voor wie aan het eind van de avond nog even wacht op zijn jas. Waar je de QR-code neerzet doet er meer toe dan hoe hij eruitziet, en de bar wint het bijna altijd van de tafel.

Het moment. Niet bij binnenkomst, want dan luistert niemand, en niet om half twaalf, want dan is het te laat. Het goede moment is aan het begin van het diner, als iedereen zit en de ceremoniemeester toch al iets zegt over de gangen en de speeches. Twee regels, en dan door. Wie het dan hoort, scant tussen het voorgerecht en het hoofdgerecht, en die persoon is de eerste aan tafel. De tweede aan tafel is altijd makkelijker dan de eerste.

Het scherm gaat aan na het diner, niet ervoor. Tijdens het eten kijkt niemand naar een beamer, en een lege slideshow om zes uur helpt niet. Vanaf de borrel na het diner draait hij mee: elke nieuwe upload verschijnt, gasten sturen er vanaf hun telefoon een hartje bij, en wie zijn eigen foto voorbij ziet komen, uploadt de volgende ook. Er staat een QR-kaart in de slideshow zelf, dus wie zijn kaartje kwijt is, scant het scherm.

En je oma? Snappen oudere gasten een QR-code wel is de vraag die bruidsparen het vaakst stellen. Het korte antwoord: de camera-app van elke telefoon leest al jaren QR-codes zonder dat je iets installeert. Zet op het kaartje niet "scan de QR-code" maar "houd je camera hier op", en zorg dat er per tafel iemand zit die het al gedaan heeft. Voor de twee gasten die nooit gaan scannen, is er hun neef aan dezelfde tafel.

De dagen erna: hoe krijg je de laatste foto's binnen en wat doe je ermee?

De grootste stapel komt niet zaterdagnacht binnen maar zondagmiddag, als mensen thuis op de bank hun camerarol doorlopen. Help ze daarbij met één bericht in de groepsapp, rond drie uur. Geen verzoek maar een cadeau: dank jullie wel voor gisteren, hier staan de foto's al, zet die van jou er ook bij. Met de link erbij en drie foto's die er al in staan, want een album met driehonderd foto's nodigt meer uit dan een leeg album. Eén herinnering na een week, en daarna niets meer.

Hield je een album dicht, dan is zondagmiddag drie uur het moment om hem open te zetten. Iedereen is dan thuis, bijgekomen en nog niet aan de werkweek begonnen. Zet dat tijdstip van tevoren op het kaartje, dan leeft er iemand naartoe. Loop zaterdagnacht of zondagochtend zelf het hele album door, want jij ziet als eigenaar alles, ook wat voor gasten nog wazig is.

Er zit altijd één foto tussen die er niet in hoort. Meestal is het onschuldig: een wazige foto van de vloer, een screenshot van de routebeschrijving. Soms is het de foto van laat op de avond waar iemand maandag spijt van heeft. Je haalt hem er met één tik uit en hij staat veertien dagen in de prullenbak voor het geval je je bedenkt. Wil je het vooraf regelen, zet dan goedkeuring aan: dan komt niets in het album voordat jij het gezien hebt, en dat kost je op zondagochtend een half uur.

Download daarna alles als één zip, in volle resolutie, gesorteerd per album, en zet die map op een externe schijf. Doe het in de tweede week, als de uploads zijn opgedroogd, en niet pas als het album dichtgaat. Hoe lang de foto's blijven staan verschilt per pakket, en na afloop kun je als eigenaar nog steeds downloaden, maar een map op je eigen schijf is de enige versie waar geen termijn aan zit. Is de bruiloft al geweest en heb je dit allemaal niet gedaan? Dan is er een apart artikel over foto's van gasten verzamelen na de bruiloft, want dat is een ander verhaal.

Wat kost het, en kun je eerst een voorbeeld zien?

Je betaalt één keer per bruiloft en niet per gast. Het aantal gasten is in elk pakket onbeperkt; de pakketten verschillen in hoe lang het album open blijft, hoeveel albums je maakt en hoe groot één bestand mag zijn. Je begint gratis, ziet het album met jullie namen erop, en betaalt pas als je hem houdt. Wat foto's verzamelen kost, ook bij andere diensten, staat in de gids over prijzen.

Wil je eerst zien hoe zo'n album eruitziet voordat je iets aanmaakt? Op de voorbeeldpagina voor bruiloften staat hoe een bruiloftsalbum in elkaar zit, met de QR-code, de onthulling en het scherm in de zaal. En het voorbeeldalbum open je gewoon op je telefoon, zoals een gast dat op de dag zelf doet.

Vervangt dit je fotograaf? Nee. Een fotograaf staat op de goede plek op het goede moment en levert beelden waar je er één van op de muur hangt. Wat hij niet kan, is aan negen tafels tegelijk zitten en om half twee nog op de dansvloer staan. Van hem krijg je een paar honderd foto's die goed zijn, van je gasten een paar honderd foto's die er zijn. En omdat een fotograaf acht tot tien weken nodig heeft voor zijn selectie, is het album van je gasten wat je die eerste weken hebt.